Là đơn vị chuyên sản xuất quà tặng sự kiện và in ấn công nghiệp theo yêu cầu, Bluegift Việt Nam không chỉ cung cấp sản phẩm, mà còn mang đến giải pháp đồng hành thương hiệu cho doanh nghiệp qua từng món quà. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng ngày càng tăng, yêu cầu khách hàng ngày càng đa dạng, Bluegift buộc phải đặt lại câu hỏi: liệu cách vận hành hiện tại có đủ sức “chạy dài” và phát triển bền vững?
Thách thức trong vận hành truyền thống của Bluegift
Với hơn 10 năm hoạt động trong ngành sản xuất quà tặng, Bluegift phục vụ hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ mỗi năm, với đa dạng sản phẩm như bình giữ nhiệt, sổ da, bút khắc tên, hộp quà cao cấp,... được in ấn – khắc – thiết kế theo yêu cầu riêng.
Trước khi triển khai SlimCRM, quy trình xử lý đơn hàng của Bluegift gồm nhiều bước thủ công, kéo dài từ lúc tiếp nhận yêu cầu khách hàng đến khi giao hàng:
-
Nhận yêu cầu qua website, hotline, Zalo, email...
-
Sales tư vấn, lấy brief, gửi mẫu hoặc phối cảnh thiết kế
-
Báo giá – chốt mẫu – xác nhận đơn hàng
-
Sản xuất theo tiến độ từng phân xưởng (in, khắc, lắp ráp)
-
QC – đóng gói – giao hàng
-
Chăm sóc sau giao hàng, mời đặt lại
Tuy nhiên, khi số lượng đơn tăng nhanh, Bluegift bắt đầu gặp nhiều vướng mắc:
-
Thiếu hệ thống quản lý tập trung: dữ liệu khách, file thiết kế, báo giá, tiến độ sản xuất… nằm rải rác ở nhiều kênh. Khi cần rà soát hoặc bàn giao giữa các bộ phận, dễ bị nhầm hoặc mất.
-
Không kiểm soát được tiến độ sản xuất theo thời gian thực: ban lãnh đạo không biết đơn nào đang bị chậm, bộ phận nào đang quá tải, khó điều phối kịp thời.
-
Khách hàng không được cập nhật trạng thái đơn hàng: dễ gây nghi ngờ, thiếu chuyên nghiệp.
-
Khó đo hiệu quả từng nhân viên: từ sales, thiết kế đến sản xuất không có chỉ số rõ ràng để đánh giá và tối ưu.
SlimCRM – Giải pháp tinh gọn cho vận hành sản xuất đơn hàng tùy biến
Bluegift quyết định triển khai SlimCRM từ đầu năm 2024 như một giải pháp trung tâm để quản lý toàn bộ quy trình – không thay đổi cách làm, mà là số hóa & tự động hóa cách vận hành đang có.
1. Thiết lập quy trình quản lý đơn hàng theo pipeline
Mỗi đơn hàng được tạo thành một luồng xử lý cụ thể, gồm các giai đoạn:
-
Tiếp nhận yêu cầu → Tư vấn – phối cảnh mẫu → Báo giá – xác nhận → Đang sản xuất → QC – đóng gói → Giao hàng → Hậu mãi
Nhờ đó, mọi đơn hàng đều được gắn trạng thái, người phụ trách, deadline cụ thể. Mọi bộ phận nhìn được toàn cảnh tiến độ.
2. Quản lý khách hàng và thông tin đơn hàng tập trung
SlimCRM lưu toàn bộ lịch sử trao đổi, file thiết kế, báo giá, note đặc biệt theo từng khách hàng. Khi khách cũ đặt lại, chỉ mất 1 phút để tra lại tất cả dữ liệu.
3. Tự động hóa nhắc việc, cảnh báo trễ deadline
Hệ thống tự động nhắc nhân viên khi sắp đến hạn gửi mẫu, sản xuất, giao hàng. Nếu có đơn bị “kẹt” quá lâu ở một bước, quản lý sẽ nhận cảnh báo sớm để xử lý.
4. Dashboard theo dõi hiệu suất toàn công ty
Ban lãnh đạo theo dõi theo thời gian thực: số đơn mới mỗi ngày, đơn đang ở bước nào, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, hiệu quả từng sales, thiết kế và đội sản xuất.
Kết quả sau 3 tháng ứng dụng thực tế
Chỉ sau 90 ngày áp dụng, Bluegift đã ghi nhận nhiều chuyển biến tích cực:
-
Tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn tăng từ 72% lên 93% nhờ kiểm soát tiến độ theo thời gian thực.
-
Giảm 40% thời gian xử lý đơn lặp lại: vì toàn bộ mẫu thiết kế và lịch sử đơn cũ đã có sẵn.
-
Giảm thiểu lỗi đơn hàng do sai mẫu hoặc giao trễ, nhờ các nhắc việc tự động và quy trình rõ ràng.
-
Tinh thần đội ngũ cải thiện: ai làm gì – đến đâu – cần hỗ trợ gì được minh bạch. Không còn cảnh chồng chéo trách nhiệm giữa các phòng ban.
Với ngành đặc thù như in nói chung và in quà tặng tùy biến theo yêu cầu khách hàng nói riêng, vận hành thủ công chỉ phù hợp khi doanh nghiệp còn nhỏ. Khi đơn hàng tăng lên, khách yêu cầu cao hơn, nếu không có hệ thống, mọi nỗ lực “tăng trưởng” sẽ nhanh chóng biến thành “quá tải”.
Câu chuyện của Bluegift cho thấy: không cần hệ thống đắt đỏ hay quá phức tạp – chỉ cần một CRM tinh gọn, dễ dùng, triển khai nhanh như SlimCRM, doanh nghiệp đã có thể kiểm soát quy trình, nâng cao năng suất và giữ trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
Nếu bạn đang vận hành một doanh nghiệp in ấn, quà tặng sự kiện, hãy thử SlimCRM.
>> Dùng thử miễn phí SlimCRM ngay
Top
