1. Bối cảnh & nỗi đau đặc thù ngành mỏ
BMC Hòa Bình khai thác và kinh doanh đá, cát xây dựng, vận hành trạm cân ngay tại mỏ. Mỗi ngày có hàng trăm lượt xe ben, xe tải tự đổ vào – ra, tạo ra một “dòng chảy” phiếu cân khổng lồ.
Hệ thống ban đầu:
- Trạm cân sử dụng phần mềm cân điện tử độc lập, lưu nhật ký cân riêng.
- Phiếu cân in giấy hoặc xuất Excel, gửi qua Zalo/email cho kế toán.
- Kế toán dùng MISA để hạch toán và phát hành hóa đơn điện tử.
Nỗi đau cốt lõi không nằm ở chỗ “có dùng hóa đơn điện tử hay không”, mà là:
- Phiếu cân một hệ, hóa đơn một hệ, thuế lại một hệ khác.
- Dữ liệu đi vòng qua con người, Excel, Zalo → thất lạc, trùng lặp, sai sót là chuyện… bình thường.
Trong bối cảnh chế tài thuế – hóa đơn ngày càng siết chặt, doanh nghiệp mỏ đối mặt 3 rủi ro lớn:
- Không lập đủ hóa đơn
- Một phần sản lượng thực tế đã ra khỏi cổng mỏ, nhưng không “bước chân” vào MISA → không có hóa đơn, không lên tờ khai.
- Với tần suất xe lớn, vài chuyến bị “bỏ quên” mỗi ngày, sau dễ chạm ngưỡng hàng chục/hàng trăm số hóa đơn bị bỏ sót, rơi vào nhóm vi phạm nặng.
- Lập hóa đơn sai thời điểm
- Thực tế giao hàng hôm nay, kế toán gộp nhiều ngày sau mới xuất hóa đơn.
- Khi thanh/kiểm tra, cơ quan thuế đối chiếu nhật ký cân, vận đơn, đối chiếu sao kê ngân hàng với ngày hóa đơn → rất dễ bị quy vào “lập hóa đơn không đúng thời điểm”.
- Sản lượng thực tế ≠ sản lượng thương mại ≠ sản lượng kê khai thuế tài nguyên / phí BVMT
- Sản lượng theo trạm cân là con số duy nhất phản ánh khối lượng khoáng sản thực tế ra khỏi mỏ.
- Nếu số liệu này không ăn khớp với hóa đơn và tờ khai, doanh nghiệp ở thế yếu khi giải trình.
Đặc biệt, trong bối cảnh pháp luật:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ – tức là ngay khi hàng rời mỏ, về nguyên tắc phải có hóa đơn tương ứng.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã quy định chi tiết mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn, lập hóa đơn không đúng thời điểm trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.
- Đặc biệt, Nghị định 310/2025/NĐ-CP ngày 02/12/2025 sửa đổi, bổ sung Nghị định 125, có hiệu lực từ 16/01/2026, siết chặt hơn chế tài xử phạt: mở rộng khái niệm “vi phạm hành chính về thuế”, bổ sung đối tượng bị xử phạt, và tăng nặng, chi tiết hóa mức phạt với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, không lập hóa đơn. LuatVietnam+2MISA Hóa Đơn Điện Tử+2
Với doanh nghiệp mỏ đá:
- Mỗi chuyến xe chở đá rời cổng mỏ mà chưa được kiểm soát đến cùng về hóa đơn là một “quả bom nổ chậm”.
- Khi cơ quan thuế đối chiếu nhật ký cân, camera, vận đơn, chứng từ thanh toán với ngày hóa đơn, chỉ cần phát hiện một hệ thống bỏ sót nhiều chuyến xe không lập hóa đơn hoặc lập trễ là doanh nghiệp có nguy cơ bị phạt ở nhóm mức phạt rất nặng, kèm truy thu thuế tài nguyên, VAT, TNDN và tiền chậm nộp.
2. Mục tiêu: Một “trục dữ liệu” từ trạm cân đến cơ quan thuế
BMC Hòa Bình đặt mục tiêu:
- Xây dựng một nguồn sự thật duy nhất về sản lượng (single source of truth): mọi số liệu xuất bán đều đi từ phiếu cân điện tử, không gõ tay.
- Kiểm soát 100% chuyến xe bán thương mại: không xe nào ra khỏi cổng mỏ mà không được rà soát về hóa đơn.
- Đảm bảo sản lượng theo nhật ký cân = sản lượng thương mại trên hóa đơn = sản lượng trên tờ khai thuế tài nguyên, phí bảo vệ môi trường, VAT, TNDN.
Để làm được điều đó, doanh nghiệp lựa chọn kiến trúc:
Cân điện tử tại mỏ ⟶ SlimCRM (trục dữ liệu & điều phối hóa đơn) ⟶ MISA (kế toán & HĐĐT).
3. SlimCRM – “bộ não” ngành mỏ giữa Cân và MISA
Khác với mô hình “trạm cân + MISA” truyền thống, BMC đưa SlimCRM vào đúng vị trí xương sống nghiệp vụ.
3.1. Nhận & chuẩn hóa dữ liệu ngành mỏ
- SlimCRM nhận dữ liệu phiếu cân điện tử thời gian thực: cân vào – cân ra, trọng lượng tịnh, biển số, ảnh camera, ca sản xuất.
- Gắn mỗi phiếu cân với: khách hàng, hợp đồng, mã khoáng sản, mỏ/bãi chứa (stockpile), tuyến vận tải, giá bán, thuế suất.
- Hỗ trợ định mức quy đổi tấn/m³ theo từng loại đá/cát – nền tảng để tính thuế tài nguyên chuẩn.
3.2. Máy điều phối lập hóa đơn
- Xây dựng quy tắc lập hóa đơn theo nghiệp vụ:
- Khách lẻ: hóa đơn theo từng chuyến hoặc cuối ngày.
- Khách hợp đồng: gom nhiều phiếu cân theo ngày/tuần/tháng, nhưng không vượt “SLA thời điểm lập hóa đơn” đã cấu hình bám quy định.
- Màn hình “Phiếu cân chờ lập hóa đơn” cho phép kế toán nhìn toàn bộ sản lượng thương mại cần xuất hóa đơn trong ngày.
- Mỗi phiếu cân chỉ có thể gắn một lần với một hóa đơn, tránh trùng lặp.
3.3. Đối soát 3 lớp: Cân – Hóa đơn – Thuế
- Báo cáo đối soát theo kỳ:
- Sản lượng xuất qua trạm cân (thực tế ra khỏi mỏ).
- Sản lượng đã lập hóa đơn (dữ liệu đẩy sang MISA).
- Sản lượng đã đưa vào tờ khai thuế tài nguyên/phí BVMT.
- Cảnh báo chênh lệch, danh sách phiếu cân chưa lập hóa đơn, phiếu cân lập “trễ chuẩn”.
- Khi đoàn kiểm tra chỉ ra một hóa đơn bất kỳ, doanh nghiệp có thể truy ngược tức thì đến phiếu cân gốc, ca sản xuất, hình ảnh cân xe.
4. Luồng tích hợp SlimCRM với MISA & thay đổi trong vận hành
- Khi kế toán duyệt lập hóa đơn trên SlimCRM, hệ thống:
- Tự động gom phiếu cân theo logic đã cấu hình.
- Đẩy dữ liệu hóa đơn sang MISA qua API.
- MISA phát hành hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế, đồng thời tự động hạch toán doanh thu, VAT, công nợ.
- SlimCRM lưu lại số hóa đơn, ký hiệu, ngày hóa đơn, gắn chắc với từng phiếu cân.
Kết quả:
- Nhân viên trạm cân không còn phải “cân rồi chờ”, “cân rồi chụp Zalo”.
- Kế toán không còn phải ngồi “giải mã” Excel, ảnh phiếu, tránh được sai lệch đơn giá, sản lượng.
- Giám đốc chỉ cần nhìn dashboard trên SlimCRM là biết:
- Sản lượng khai thác, sản lượng thương mại theo mỏ, loại khoáng sản, khách hàng.
- Tình trạng tuân thủ hóa đơn: còn bao nhiêu phiếu cân chưa xuất? có phiếu nào có nguy cơ “trễ thời điểm” không?
5. Giá trị điển hình cho các DN khai thác khoáng sản
Với BMC Hòa Bình, SlimCRM không chỉ là CRM mà là “data hub ngành mỏ”:
- Bịt chặt “lỗ rò hóa đơn” từ trạm cân đến MISA.
- Tạo được hồ sơ điện tử đầy đủ: nhật ký cân – phiếu cân điện tử – hóa đơn – tờ khai thuế.
- Giảm mạnh rủi ro bị quy vào không lập hóa đơn, lập sai thời điểm, giảm áp lực thanh/kiểm tra.
- Mở ra khả năng phân tích sâu: biên lợi nhuận theo chủng loại đá/cát, hiệu quả từng tuyến vận tải, từng mỏ, từng nhóm khách hàng.
Đây là một case điển hình để các doanh nghiệp mỏ khác soi chiếu lại: nếu phiếu cân, hóa đơn và thuế vẫn còn “mỗi bên một bảng”, thì đã đến lúc cần một trục SlimCRM ở giữa để vừa bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro pháp lý, vừa nâng tầm quản trị dữ liệu sản lượng khoáng sản.
Xem video mô phỏng quy trình thực tế
“Từ đơn hàng đến hóa đơn – tất cả tự động, đúng thời điểm, đúng dữ liệu”
**https://slim.vn/go/video310**
Đặt lịch tư vấn & demo quy trình chuẩn tại:
**https://slim.vn/go/demohengap**
Top
