Trong ngành phân phối thiết bị công nghiệp – nơi đặc thù mỗi dự án đều mang tính kỹ thuật cao, cần phối hợp chặt chẽ giữa tư vấn sản phẩm, kỹ thuật thi công, và hậu mãi – việc vận hành hiệu quả không chỉ là bài toán quản lý, mà là lợi thế cạnh tranh. Nhận thức rõ điều đó, Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Tân Long Việt Nam, với hơn một thập kỷ hoạt động trong lĩnh vực cung cấp – lắp đặt – bảo trì thiết bị công nghiệp chuyên dụng, đã chủ động chuyển đổi số quy trình quản lý bằng SlimCRM.
Bối cảnh: Tăng trưởng đơn hàng, đa dạng sản phẩm – nhưng quy trình phân tán
Tân Long chuyên phân phối các thiết bị công nghiệp nhập khẩu từ châu Âu, Nhật Bản như bơm ly tâm, bơm hóa chất, máy thổi khí, thiết bị xử lý nước, van điều khiển, đồng hồ đo lưu lượng,… Khách hàng của Tân Long đến từ các ngành: xử lý nước, thực phẩm, hóa chất, dược phẩm, năng lượng,…
Đặc thù mỗi đơn hàng là một giải pháp kỹ thuật riêng, đi kèm dịch vụ hậu cần: tư vấn chọn model, cấu hình hệ thống, cung cấp chứng chỉ CO/CQ, hỗ trợ bản vẽ, lắp đặt, nghiệm thu, hướng dẫn vận hành và bảo trì.
Trước khi sử dụng SlimCRM, đội ngũ Tân Long gặp nhiều khó khăn:
-
Thiếu hệ thống kết nối xuyên suốt giữa phòng kinh doanh – kỹ thuật – hậu mãi: thông tin dự án nằm rải rác ở email, file Word, Excel, Zalo.
-
Không theo dõi được tiến độ giao hàng – lắp đặt – bảo hành theo thời gian thực.
-
Khó quản lý lịch sử tương tác với khách hàng B2B, hồ sơ sản phẩm đã bàn giao, yêu cầu bảo trì định kỳ.
-
Ban lãnh đạo thiếu dữ liệu để điều hành theo KPI vận hành – không thể biết dự án nào bị chậm, bộ phận nào đang quá tải.
Khi số lượng khách hàng và thiết bị tăng, cách quản lý thủ công không còn đáp ứng được tốc độ tăng trưởng.
SlimCRM – Hạ tầng vận hành tinh gọn cho doanh nghiệp phân phối thiết bị kỹ thuật
Với yêu cầu vừa chuyên sâu (quản lý dự án kỹ thuật), vừa tinh gọn (triển khai nhanh – dễ vận hành), Tân Long lựa chọn SlimCRM làm trung tâm quản trị quy trình – từ khi khách gửi yêu cầu đến khi hoàn tất bàn giao và bảo trì thiết bị.
1. Số hóa chuỗi quy trình: báo giá – lắp đặt – hậu mãi
Từ form tiếp nhận nhu cầu, báo giá kỹ thuật, lập tiến độ lắp đặt, nghiệm thu, đến bảo trì định kỳ… tất cả được thiết kế theo từng pipeline riêng biệt. Mỗi khách hàng/doanh nghiệp đi theo một chu trình có trạng thái rõ ràng: báo giá → ký hợp đồng → chuẩn bị hàng → lắp đặt → bàn giao → bảo trì.
2. Giao việc nội bộ theo cấu trúc tổ chức
Khi dự án bắt đầu, CRM tự động phân công nhiệm vụ: kinh doanh phụ trách hợp đồng, kỹ thuật xử lý bản vẽ & triển khai lắp đặt, hành chính chuẩn bị CO/CQ, bảo hành lập lịch định kỳ. Tất cả nhiệm vụ đều có deadline, nhắc việc, theo dõi tiến độ tự động.
3. Lưu trữ tập trung hồ sơ kỹ thuật
Mỗi sản phẩm bàn giao được lưu hồ sơ gồm: model, số serial, bản vẽ hệ thống, hướng dẫn vận hành, thời gian bảo trì định kỳ, người phụ trách. Khi có yêu cầu tái mua hoặc bảo trì, dữ liệu được tra cứu ngay, không cần hỏi qua bộ phận khác.
4. Dashboard KPI vận hành kỹ thuật
Ban điều hành có cái nhìn toàn cảnh: doanh thu theo nhóm thiết bị, tiến độ dự án đang triển khai, tỷ lệ chậm tiến độ lắp đặt, lịch bảo trì sắp tới, hiệu suất nhân sự kỹ thuật – kinh doanh theo tuần/tháng.
Kết quả sau 3 tháng triển khai
-
Giảm 30% thời gian xử lý một hợp đồng kỹ thuật, nhờ luồng xử lý rõ ràng và dữ liệu đồng bộ giữa các bộ phận.
-
Tỷ lệ khách hàng tái mua tăng 22% nhờ có lịch sử sản phẩm – công trình – bảo trì – người phụ trách.
-
100% đơn bảo hành đúng lịch nhờ hệ thống tự động nhắc lịch và phân công nhiệm vụ bảo trì theo model thiết bị.
-
Ban lãnh đạo kiểm soát tiến độ vận hành dựa trên dữ liệu thật, không cần đợi tổng hợp báo cáo theo tuần.
Từ chỗ vận hành rời rạc, SlimCRM giúp Tân Long chuẩn hóa được “luồng chạy công việc” từ kinh doanh sang kỹ thuật và hậu mãi – điều kiện tiên quyết để nhân rộng quy mô trong tương lai.
Kết luận: Với ngành kỹ thuật, số hóa không phải là phần mềm, mà là hệ thống vận hành
Đối với các doanh nghiệp phân phối – lắp đặt thiết bị kỹ thuật như Tân Long, việc kiểm soát quy trình không chỉ giúp giảm sai sót, mà còn gia tăng khả năng triển khai nhiều dự án đồng thời, duy trì chất lượng dịch vụ và mở rộng quy mô bền vững.
SlimCRM không đơn thuần là một công cụ CRM, mà là một nền tảng điều phối toàn bộ chuỗi giá trị kỹ thuật – kinh doanh – bảo trì, được tinh chỉnh để phù hợp với doanh nghiệp vừa, không cần chi phí triển khai khổng lồ.
Trải nghiệm SlimCRM miễn phí tại slimcrm.vn hoặc đặt lịch demo để SlimCRM giúp bạn thiết kế lại hệ thống vận hành như cách Tân Long đã làm – gọn gàng, rõ ràng, hiệu quả!
Top
